Tafeltennisvereniging "Ontspanning Door Inspanning"

Privacybeleid TTV O.D.I.

TTV Ontspanning door Inspanning hecht waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door TTV O.D.I. met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en afgeschermd.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe TTV O.D.I. persoonsgegevens registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven.

Voor het lidmaatschap van onze vereniging, alsmede bij de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB), wordt gevraagd om persoonsgegevens. Het verzamelen van deze gegevens vindt hoofdzakelijk plaats via een digitaal inschrijfformulier op de website. Daarnaast kan het voorkomen dat één of meer persoonsgegevens rechtstreeks van het lid wordt ontvangen via post of e-mail dan wel via een handmatig ingevuld inschrijfformulier.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG bepalen waaraan elke vorm van verwerking van deze persoonsgegevens dient te voldoen. Met de AVG geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. Het doel van de Europese Verordening is persoonlijke gegevens te beschermen en te zorgen dat deze juist worden verwerkt. TTV Ontspanning door Inspanning zal zich waar mogelijk houden aan de eisen die de AVG stelt.

De kernzaken uit de genoemde regelgeving, die voor TTV O.D.I. van toepassing zijn, staan hierna beschreven.

Waarvoor verwerkt TTV Ontspanning door Inspanning persoonsgegevens?
Wanneer iemand lid wordt van de vereniging ontvangt TTV O.D.I. daartoe een ingevuld inschrijfformulier, waarmee hij of zij zich inschrijft als lid en instemt dat TTV O.D.I. de ingevulde persoonsgegevens mag gebruiken om hem of haar bij de NTTB aan te melden. TTV O.D.I. verzamelt alleen de gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap op te maken, te beheren en uit te voeren. Wanneer iemand niet toestaat dat de vereniging de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en vastlegt, dan kan bij TTV O.D.I. geen lidmaatschap worden aangegaan.

Wie hebben toegang tot de persoonlijke gegevens?
De ledenadministrateur van de vereniging en van de NTTB hebben toegang tot de persoonsgegevens in een met een wachtwoord beveiligd online registratiesysteem van de NTTB. Alle bestuursleden hebben toegang tot een centraal opgeslagen ledenbestand. Alle bestuursleden die toegang hebben tot de persoonsgegevens te registreren, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak bestaat gegevens te verstrekken.

Welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe en met wie?
TTV O.D.I. verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Type lid

Deze gegevens zijn strikt noodzakelijk om lid te worden van de vereniging en om bij de NTTB te worden aangemeld. Daarnaast worden de volgende gegevens verwerkt:

• Toestemming om te worden gemaild j/n
• Mag foto van persoon gepubliceerd worden op onze website j/n
• Bondsnummer (deze wordt door de NTTB afgegeven)

TTV Ontspanning door Inspanning verwerkt bovenstaande gegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Om de inschrijving voor het lidmaatschap te verwerken.
• Zorgdragen voor een verzekering (als lid van de NTTB). TTV O.D.I. geeft persoonsgegevens door aan de NTTB, omdat er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
• Ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en statistische analyses.
• Om leden te kunnen informeren over TTV O.D.I.-gerelateerde zaken zoals onze activiteiten en toernooien.
• Om met leden te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post.
• Om van leden vragen te beantwoorden of klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefoon.
• Om de verenigingswebsite te verbeteren.
• De wedstrijdsecretaris verwerkt de benodigde persoonsgegevens voor competitie gerelateerde zaken in een met wachtwoord beveiligd online registratiesysteem van de NTTB.
• De penningmeester verwerkt naam gegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie.
  TTV O.D.I. beschrijft de verwerkingsactiviteiten van de persoonsgegevens in een vastgelegd register. Als de verwerkingsactiviteiten veranderen, toe- of afnemen, wordt het register daarop aangepast.

In kaart brengen websitebezoek
TTV O.D.I. gebruikt slechts functionele cookies. Wij houden geen zoek- en raadpleeggedragingen bij wanneer iemand de website van TTV O.D.I. (https://www.ttv-odi.nl) bezoekt.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met bovenvermelde website zijn verbonden. TTV O.D.I. kan namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop deze met gegevens omgaat.

Fotobeleid
Het is voor TTV O.D.I. waardevol om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en fatsoenlijke foto's te plaatsen. Op het inschrijfformulier wordt bij nieuwe leden expliciet toestemming gevraagd of hij/zij (of de ouders, voogd en/of verzorger(s)) hier bezwaar tegen hebben. Overige (reeds bestaande) leden kunnen bij bestuursleden aangeven indien zij niet willen dat hun foto in een van de communicatiemiddelen wordt gebruikt.

Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen
Leden (of ouders, voogd of verzorger(s) van jeugdleden tot 16 jaar) hebben het recht persoonsgegevens in te zien, te corrigeren dan wel over te dragen. Hiertoe kan een schriftelijk verzoek worden gestuurd aan TTV O.D.I., of per email aan . Om er zeker van te zijn dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, vraagt TTV O.D.I. van deze persoon een kleurenkopie van diens identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. In deze kopie mogen pasfoto onherkenbaar en burgerservicenummer onleesbaar worden gemaakt. Dit ter bescherming van de privacy. TTV O.D.I. dient bij een digitaal verzoek vast te stellen dat een eigen herkenbaar e-mailadres wordt gebruikt. Indien het e-mailadres niet herleid kan worden, dan dient het verzoek schriftelijk plaats te vinden.

TTV O.D.I. zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, reageren. Als binnen deze termijn een volledige reactie niet mogelijk is, wordt dat zo snel mogelijk kenbaar gemaakt met daarin genoemd hoe lang de reactie kan duren.

Maakt een lid gebruik van het recht persoonsgegevens over te dragen, dan gebeurt dat beveiligd en in een gangbaar computerbestand aan het lid of aan een door hem/haar aan te wijzen derde. Deze derde heeft overigens het recht het ontvangen van diens gegevens te weigeren.

Zolang TTV O.D.I. het lidmaatschap moet beheren en aansluitend de gestelde (wettelijke) bewaartermijn niet is verstreken, heeft TTV O.D.I. de persoonsgegevens nodig en kunnen deze niet worden verwijderd. Een verzoek daartoe zal pas worden uitgevoerd nadat het lidmaatschap is beëindigd en de daarop volgende bewaartermijn is verstreken.

Bewaartermijn van persoonsgegevens
Na het beëindigen van het lidmaatschap worden persoonsgegevens na 2 jaar verwijderd uit het actieve Excel-bestand. Dit voor eventuele juridische geschillen en voor fraudepreventiedoeleinden.

Mailtjes omtrent interesse in lidmaatschap – en de daarbij behorende (persoons)gegevens – die niet tot een definitief lidmaatschap hebben geleid worden maximaal 1 jaar actief in de administratie van TTV O.D.I. aangehouden. Daarna worden de (persoons)gegevens uit de database verwijderd en- nadat deze onpersoonlijk zijn gemaakt – gearchiveerd zoals hiervoor gemeld.

Hoe beveiligen we gegevens?
TTV O.D.I. neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Op deze manier zorgt de vereniging dat alleen de aangewezen personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Organisatorische maatregelen
Toekenning van rechten in het kader van toegang tot het datasysteem van de vereniging; logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord.

Hebben andere organisaties toegang tot mijn gegevens?
Behalve de NTTB zijn er geen organisaties die in opdracht van TTV O.D.I. ledengegevens verwerken. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn dan zal TTV O.D.I. met deze organisaties een verwerkersovereenkomst afsluiten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

Uitwisseling van gegevens met NTTB is gebaseerd op het zogenaamd 'gerechtvaardigd belang'. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.

Meldplicht datalekken
Mochten er ondanks al onze organisatorische en technische maatregelen onbedoeld en ongewenst persoonsgegevens verloren gaan dan wel in verkeerde handen terecht komen, dan zal TTV O.D.I. zo snel als mogelijk doch binnen 72 uren een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien het "datalek" gaat om gevoelige persoonsgegevens die leden persoonlijk, financieel en economisch kunnen raken, dan zal TTV O.D.I. haar leden onverwijld informeren. Mocht het persoonlijk informeren niet lukken, dan zal TTV O.D.I. zich bedienen van een openbare melding via de gezaghebbende media.

Klacht
Als een lid de indruk heeft dat diens persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn, als er aanwijzingen zijn van misbruik of als hij/zij niet tevreden is over de afwikkeling van een verzoek, dan dient hij/zij contact met TTV O.D.I. op te nemen.

Een vraag, grief of verzoek kan aan het bestuur van TTV O.D.I. worden gericht. Indien niet tevreden over de afhandeling van de klacht, dan kan dit kenbaar worden gemaakt aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Tafeltennisvereniging Ontspanning door Inspanning, Postadres: De Joodyk 2 8614JK Oudega (SWF).
Bestuur van TTV Ontspanning door Inspanning is te bereiken via het contactformulier op de beveiligde website https://www.ttv-odi.nl/contact.php of per email . Telefoonnummer (voorzitter): 06-47964712.

Website: https://www.ttv-odi.nl

Privacy beleid TTV Ontspanning door Inspanning, versie 15 april 2020